Máy bộ đàm là công cụ liên lạc 2 chiều phục vụ quá trình làm việc của các bộ phận trong khách sạn như: buồng phòng, nhà hàng, an ninh… xin chia sẻ một số thông tin về kỹ năng sử dụng máy bộ đàm để các bạn nhân viên khách sạn có thể tham khảo.
Cách sử dụng máy bộ đàm
Thao tác tắt/mở máy đúng kỹ thuật
Nút tắt/mở nguồn máy bộ đàm thường là nút vặn nằm trên phía đầu máy – đây cũng chính là nút tùy chỉnh âm thanh lớn nhỏ. Khi mở – xoay nút theo chiều kim đồng hồ đến khi có tiếng “tách”. Khi tắt máy – xoay nút theo ngược chiều kim đồng hồ. Với loại máy bộ đàm có bàn phím thì nút bấm tắt/mở nguồn, nút điều chỉnh âm lượng được bố trí nằm trên dãy bàn phím của máy.
Trước khi thực hiện việc mở nguồn, bạn cần phải kiểm tra pin đã được lắp vào đúng vị trí chưa, đã được nạp điện theo đúng yêu cầu sử dụng chưa.
Chọn kênh liên lạc
Để máy bộ đàm liên lạc được với nhau thì các máy phải được thiết lập cùng 1 kênh liên lạc. Tùy loại máy mà bạn có thể sử dụng nút vặn hoặc các nút bấm lên -xuống để chuyển kênh liên lạc.
Thông thường các máy bộ đàm đã được cài đặt sẵn tần số sử dụng phù hợp, bạn chỉ cần nhớ kênh liên lạc quy định của bộ phận và tùy chỉnh đúng kênh.
Thao tác liên lạc qua máy bộ đàm
Trên tất cả các dòng máy bộ đàm đều có nút PTT (Push to talk) – Khi muốn nói chuyện với các máy bộ đàm khác có cùng kênh liên lạc, bạn chỉ cần nhấn – giữ nút PTT và nói, sau khi nói xong thì thả nút này ra để nghe thông tin phản hồi từ các máy bộ đàm khác.
Chú ý, bạn chỉ thực hiện việc liên lạc qua bộ đàm khi máy có anten và không nen sử dụng khi máy đang trong tình trạng pin yếu hay đang sạc pin.
Quy trình làm việc với máy bộ đàm
Nhận máy bộ đàm
Trước mỗi ca làm việc, nhân viên các bộ phận như: buồng phòng, an ninh… sẽ nhận máy bộ đàm tại văn phòng của bộ phận.
Ký xác nhận vào mẫu nhận giấy bộ đàm với đầy đủ các thông tin về tên người nhận, thời gian, số lượng máy đã nhận.
Thực hiện việc kiểm tra xem máy có làm việc tốt không? Máy có đủ pin để hoạt động không?
Quản lý, trao đổi công việc qua máy bộ đàm
Nhân viên được giao quản lý máy bộ đàm có trách nhiệm giữ máy an toàn bên mình, không đưa nhân viên khác hoặc khách mượn để sử dụng.
Quản lý, nhân viên giám sát sẽ sử dụng máy bộ đàm để điều phối công việc của nhân viên trong bộ phận.
Nhân viên phát hiện vấn đề phát sinh, sự cố sẽ dùng máy bộ đàm để báo cho giám sát viên, quản lý của bộ phận được biết.
Bàn giao máy bộ đàm
Kết thúc ca làm việc, nhân viên sử dụng máy bộ đàm sẽ bàn giao máy lại cho nhân viên quản lý của bộ phận.
Thực hiện việc ký trả máy vào mẫu giấy xác nhận.
Một số lưu ý khi sạc pin máy bộ đàm
Nhân viên được giao quản lý máy bộ đàm có trách nhiệm sạc pin cho máy. Một số điều cần lưu ý là:
- Phải sạc đầy pin với máy bộ đàm hoặc pin mới mua.
- Sử dụng đến khi pin yếu mới bắt đầu sạc pin lại.
- Trong quá trình sạc pin nên tắt máy hoặc tháo rời pin ra khỏi máy.